Privacybeleid

PRIVACYVERKLARING

  1. Over deAuteurs cvba

deAuteurs is een niet-commerciële burgerlijke collectieve vennootschap zonder winstoogmerk die de auteursrechten beheert voor auteurs in Vlaanderen actief binnen de categorieën literatuur, televisie- en radiofictie, bioscoopfilm, documentaire, strip en illustratie, theater, dans, scènemuziek en multimediafictie.

deAuteurs beheert deze rechten in het kader van ‘wettelijke licenties’ en/of op basis van overeenkomsten die zij met verschillende gebruikers heeft afgesloten of mandaten die zij gekregen heeft van leden, gebruikers of andere beheersvennootschappen. deAuteurs beheert momenteel de volgende wettelijke licenties en licenties obv. overeenkomsten, mandaten of gebruiken: de vergoeding voor de gelijktijdige, ongewijzigde en integrale doorgifte via de kabel, via om het even welk procedé; de reprografievergoeding (kopierechten); de vergoeding voor onderwijs en wetenschappelijk onderzoek (papieren reproducties en welbepaalde digitale handelingen); de vergoeding voor openbaar leenrecht; de vergoeding voor de literaire en audiovisuele thuiskopie; de vergoeding voor de primaire radio- en tv-uitzending, via om het even welk procedé; de vergoeding voor de video-uitgaven en sales op analoge of digitale drager die bestemd zijn voor verkoop, verhuur of uitlening; de vergoeding voor de algemene uitvoering, opvoering of voordracht; de vergoeding voor het volgrecht.

deAuteurs verdeelt alle vergoedingen die ze int onder de begunstigden, na aftrek van haar werkingskosten en van de provisies en reserves die ze wettelijk of op grond van haar statuten moet aanleggen.

deAuteurs werkt in een strikt regelgevend kader en onder de controle van de Controledienst van de beheersvennootschappen ingesteld bij de FOD Economie.

 

  1. Het privacybeleid van deAuteurs

deAuteurs verwerkt in het kader van haar wettelijke en statutaire opdracht persoonsgegevens van natuurlijke personen.

Het gaat om natuurlijke personen die zelf gebruiker of begunstigde zijn, maar ook over natuurlijke personen die optreden als contactpersoon van een rechtspersoon.

deAuteurs hanteert een strikt privacybeleid in overeenstemming met de GDPR.

 

  1. Welke persoonsgevens verwerkt deAuteurs?

deAuteurs verwerkt de persoonsgegevens die redelijkerwijze nodig zijn voor het vervullen van haar opdracht onder een wettelijke licentie, en voor de voorbereiding of uitvoering van licentieovereenkomsten (gebruikers), mandaatovereenkomsten (binnenlandse beheersvennootschappen / begunstigden) en representatie-overeenkomsten (buitenlandse beheersvennootschappen).

Het kan (voor natuurlijke personen / eenmanszaken) bv. gaan om uw naam, voornaam en contactgegevens, uw auteursnummer bij deAuteurs, uw ondernemings- of BTW-nummer, uw bankrekeningnummer, uw login voor de deAuteurs-portalen etc. Maar ook over de communicatie die deAuteurs met u voert als gebruiker of begunstigde. deAuteurs verwerkt (met uitzondering van haar eigen personeelsleden) geen gevoelige persoonsgegevens in de zin van de GPPR.

Gebruikers en begunstigden zijn in het kader van wettelijke licenties doorgaans verplicht om bepaalde contactgegevens aan deAuteurs mee te delen. De andere persoonsgegevens zijn wettelijk niet verplicht maar als u die niet meedeelt, kan dit de behandeling van uw aangifte of de uitvoering van uw overeenkomst ernstig vertragen of schaden en zelfs tot gevolg hebben dat u niet, niet volledig of niet tijdig aan uw wettelijke of contractuele verplichtingen voldoet. Dit geldt ook voor de rechten die geïnd worden obv. overeenkomsten, gebruiken of mandaten.

 

  1. Juridische grondslag en doeleinden van de verwerking

De verwerking in het kader van voorgenomen of lopende overeenkomsten (licentieovereenkomsten, mandaatovereenkomsten, representatie-overeenkomsten …) is de belangrijkste juridische grondslag van de gegevensverwerking door deAuteurs.

In bepaalde gevallen verwerkt deAuteurs ook persoonsgegevens op grond van de wet zelf, met name in het kader van de aangiftes of overeenkomsten die verband houden met de wettelijke licenties die ze beheert (met name uw contactgegevens en de inhoudelijke parameters voor de berekening van de vergoeding).

Indien nodig vraagt deAuteurs uw aanvullende, uitdrukkelijke en specifieke toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens in overeenstemming met de GDPR. Een gegeven toestemming kan in principe kosteloos en elektronisch weer worden ingetrokken, tenzij er natuurlijk een andere juridische grond voor de verwerking is.

In sommige gevallen kan deAuteurs uw gegevens ook verwerken vanuit een ‘gerechtvaardigd belang’ voor de verwerking. Zo kan deAuteurs u bv. inlichten over nieuwe, voor u mogelijk interessante licenties van haarzelf of partnerbeheersvennootschappen. deAuteurs zal dit steeds binnen redelijke grenzen en nooit op een agressieve of door u niet-gewenste wijze doen.

deAuteurs verwerkt alleen persoonsgegevens die rechtstreeks of onrechtstreeks verband houden met de inning en de verdeling van de vergoedingen die ze beheert en met haar wettelijke en statutaire opdracht als (centrale) beheersvennootschap.

 

  1. Bron van de persoonsgegevens

deAuteurs verkrijgt de persoonsgegevens die ze verwerkt, in de eerste plaats van de betrokken natuurlijke personen (begunstigden of gebruikers) zelf.

deAuteurs kan wettelijk echter ook informatie opvragen bij overheidsinstanties zoals de BTW-administratie en de RSZ.

deAuteurs consulteert verder ook private bronnen, bv. specifieke bedrijfsdatabanken, maar alleen als die nuttig zijn voor haar opdracht en werking.

deAuteurs kan ook van haar partnerbeheersvennootschappen in binnen- en buitenland persoonsgegevens verkrijgen en verwerken met het oog op de inning en verdeling van de vergoedingen.

 

  1. Duurtijd van de verwerking

deAuteurs houdt de persoonsgegevens die ze verwerkt, niet langer bij dan nodig voor de doeleinden van de verwerking.

In principe bewaart deAuteurs de persoonsgegevens niet langer dan tien jaar te rekenen vanaf het verkrijgen van de gegevens, tenzij ze het voorwerp uitmaken van een lopende overeenkomst.

De persoonsgegevens worden in ieder geval gewist na het verstrijken van de wettelijke verjarings- en bewaringstermijn van tien jaar van toepassing op het collectieve beheer van auteursrechten, of na drie jaar te rekenen vanaf het definitief beslechten van het rechtsgeding waarvoor de gegevens werden bewaard, afhankelijk van welke periode de langste is.

De persoonsgegevens van haar personeelsleden houdt deAuteurs niet langer bij dan vijf jaar na de beëindiging van de arbeidsovereenkomst, tenzij daarover een rechtsgeding wordt gevoerd. In dit laatste geval geldt de termijn van drie jaar waarvan sprake in het vorige lid.

deAuteurs houdt de persoonsgegevens die ze verwerkt, maximaal up-to-date en wist of verbetert ze waar nodig.

 

  1. Veiligheid van de persoonsgegevens

deAuteurs waarborgt de integriteit, de veiligheid en de vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens, zowel technisch als organisatorisch.

deAuteurs is, als beheersvennootschap, wettelijk tot het beroepsgeheim gehouden.

deAuteurs slaat belangrijke/gevoelige persoonsgegevens op eigen beveiligde servers of op beveiligde servers van derde partijen.

 

  1. Verwerking door / doorgifte aan externe partners

deAuteurs verwerkt de persoonsgegevens in de eerste plaats zelf (zowel intern als extern voor informatie- en communicatiedoeleinden). deAuteurs geeft persoonsgegevens slechts aan externe partners door in de mate dat dit nodig is voor het vervullen van haar wettelijke en statutaire opdracht. Het gaat bv. om haar technische en IT-dienstverleners, raadgevers / raadslieden, commissaris, binnenlandse en buitenlandse partnerbeheersvennootschappen en officiële instanties zoals de Controledienst van de beheersvennootschappen.

De doorgifte van persoonsgegevens aan buitenlandse beheersvennootschappen (ook buiten de EU) in het kader van de sluiting en de uitvoering van representatie-overeenkomsten, is absoluut noodzakelijk voor de uitvoering van de opdracht van deAuteurs en van de mandaten die haar worden verleend. Ze is ook in het belang van de begunstigden die deAuteurs rechtstreeks en onrechtstreeks vertegenwoordigt.

deAuteurs gaf aan de Franse beheersvennootschappen SACD en Scam een mandaat om haar internationaal te vertegenwoordigen. U vindt hier (SACD: voor audiovisuele fictie auteurs en theaterauteurs), hier (Scam: voor audiovisuele non-fictie auteurs, vanaf pagina 5) en hier (Scam: voor literaire auteurs, vanaf pagina 5)  een lijst met de buitenlandse partnerbeheersvennootschappen van deAuteurs die persoonsgevens voor haar rekening kunnen verwerken.  Als deAuteurs persoonsgegevens doorgeeft aan een partnerbeheersvennootschap buiten de EU die niet op een lijst met ‘veilige landen’ (in het kader van de GDPR) staat, dan zal ze hiervoor de passende veiligheidswaarborgen afdwingen.

deAuteurs ziet er maximaal op toe dat de externe partners die voor haar persoonsgegevens verwerken of die (mee) verantwoordelijk zijn voor de gegevensverwerking, de bepalingen van de GDPR naleven. Daartoe slaat ze ‘verwerkingsovereenkomsten’ met de belangrijkste partners af.

 

  1. Uw rechten onder de GDPR

deAuteurs waarborgt en faciliteert dat u als betrokken natuurlijk persoon de rechten kan uitoefenen die de GDPR u verleent (informatie; inzage; kopie; verbetering; vergetelheid; beperking van en bezwaar tegen de verwerking; overdraagbaarheid van gegevens).

U kan uw rechten kosteloos en elektronisch uitoefenen door ons te contacteren via bpersyn@deauteurs.be. Alleen bij overmatig belastende verzoeken, kan deAuteurs u een administratieve kostenvergoeding aanrekenen.

 

  1. Een klacht of vraag over uw persoonsgegevens?

Uw aanspreekpunt bij deAuteurs voor al uw vragen, verzoeken of klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens is: Barbara Persyn (bpersyn@deauteurs.be of 02 551 03 20).

 

Heeft een klacht over deAuteurs, dan kan u die ook indienen bij de toezichthoudende autoriteit. In België is dat de Gegevensbeschermingsautoriteit of GBA (http://www.privacycommission.be). U kan ook steeds verhaal aantekenen bij de nationale rechtbanken.

 

  1. Versie van deze privacyverklaring

Deze pagina werd het laatst geactualiseerd op 24 mei 2018.