Rekening houdend met de Covid-19 pandemie, met de maatregelen en aanbevelingen van de overheid, en met de bepalingen van het Koninklijk besluit (nr. 4) van 9 april 2020 houdende diverse bepalingen inzake mede-eigendom en het vennootschaps- en verenigingsrecht in het kader van de strijd tegen de Covid-19 pandemie, heeft de raad van bestuur van deAuteurs het volgende beslist:
- De vennoten kunnen hun aanwezigheids-en stemrecht enkel uitoefenen door een volmacht met steminstructies te geven aan de heer Quentin Van de Vyvere, plaatsvervangend gerechtsdeurwaarder (door de juiste vakjes aan te kruisen in het volmachtformulier).
- De vennoten kunnen hun vraagrecht uitoefenen door middel van schriftelijke vragen.
- De leden van het bureau zullen met de gevolmachtigde en de commissaris hun taken met betrekking tot de algemene vergadering vervullen door middel van een telefonische conferentie.
- Als gevolg van deze drie beslissingen zullen er op 16 juni 2020 geen vennoten, bestuurders of andere personen (waaronder de gevolmachtigde) fysiek aanwezig zijn.
Agenda van de vergadering
- Goedkeuring van het verslag van de Algemene Vergadering van 13 juni 2019
- Beheersverslag van de raad van bestuur voor het jaar 2019
- Kennisname van het verslag van de commissaris over het jaar 2019
- Goedkeuring van de balans en de resultatenrekening per 31.12.2019
- Goedkeuring jaarverslag 2019
- Goedkeuring van het verslag van de Culturele Acties 2019
- Kwijting aan de bestuurders en de commissaris voor het jaar 2019
- Goedkeuring provisionele inhoudingen 2020
- Toewijzing van een percentage van de geïnde rechten aan sociale, culturele of educatieve doeleinden (art. XI 258 WER)
- Onkostenvergoeding bestuurders
- Varia en vragen
Deelname
De vennoten die wensen deel te nemen aan de algemene vergadering dienen een volmacht formulier in te vullen (met steminstructies aan de heer Quentin Van de Vyvere, plaatsvervangend gerechtsdeurwaarder). Het ingevulde volmacht formulier moet uiterlijk op vrijdag 12 juni 2020 bij de gerechtsdeurwaarder toekomen.
De deelname door verlening van een volmacht gebeurt via een digitaal formulier. Alle leden hebben de link naar dat formulier via e-mail ontvangen. Indien u deze niet heeft ontvangen, gelieve dan contact op te nemen met ons via bcardoen@deauteurs.be of 02/551 03 45.
Indien u in de onmogelijkheid verkeerd om het formulier digitaal in te vullen kunt u het formulier hier ook in PDF–formaat downloaden. Het ingevulde formulier mag verzonden worden met alle mogelijk middelen, zoals per e-mail naar q.vandevyvere@gmail.com met een gescande of gefotografeerde kopie van de ingevulde en ondertekende volmacht of per post op het adres Q. Van de Vyvere, AJ Slegerslaan 46/12 te 1200 Brussel.
Het recht om vragen te stellen
De vennoten kunnen schriftelijk vragen indienen met betrekking tot de agendapunten. Deze vragen dienen uiterlijk tegen vrijdag 12 juni 2020 bij de gevolmachtigde toe te komen, per e-mail via q.vandevyvere@gmail.com of per post op het adres AJ Slegerslaan 46/12 te 1200 Brussel.
Uiterlijk op de dag van de Algemene Vergadering zal deAuteurs de antwoorden op de tijdig ingediende schriftelijke vragen bekend maken via haar website. De vragen zullen beantwoord worden, voor zover ze betrekking hebben op de agenda van de vergadering en voor zover de mededeling van de gegevens of feiten niet van dien aard is dat ze nadelig zou zijn voor de belangen van deAuteurs.
Beschikbare documenten
Alle relevante documenten zijn beschikbaar via de ledentoegang.
Om in te loggen heeft u uw auteurscode nodig, die u werd toegestuurd bij de bevestiging van uw aansluiting. Indien u deze niet meer vindt, kunt u ze aanvragen via mail aan bcardoen@deauteurs.be.
Bijlagen
Punt 1 Verslag Algemene Vergadering 13 juni 2019
Punt 2A Verslag van de commissaris
Punt 2B Jaarrekening boekjaar 2019
Punt 2C Jaarverslag 2019
Punt 3 Verslag Culturele Acties 2019
Punt 4 Kwijting aan bestuurders en commissaris 2019
Punt 5 Provisionele inhoudingen 2020
Punt 6 Toewijzing percentage van de geïnde rechten aan sociale, culturele of educatieve doeleinden
Punt 7 Onkostenvergoeding bestuurders 2020
